一、會計電算化檔案管理概述
會計電算化檔案是指以磁性介質存儲在計算機中的會計數據和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
二、記賬憑證的生成與管理
打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。
記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。
三、會計賬簿和報表的生成與管理
會計賬簿和報表生成后定期打印，視同手工賬和報表立卷歸檔。此外還有一些特殊規定：
1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。如果每天業務少，可以按旬打印輸出。
2.一般賬簿按年打印，業務量大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整個賬冊。
3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線可適當減少。
4.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都在存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。
5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計單位保存的單位，如果不在定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政*的同意。
6.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計*按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財會*保管1年。
7.檔案原件原則上不得外借。
8.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、會計電算化檔案的基本要求
1.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管*統一規定，并報財政部、*檔案局備案。
2.會計電算化檔案包括機內會計數據、軟盤等備份的會計數據，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數據。
3.系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管。
4.會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關規定，并由專人負責。
5.對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
6.對采用存儲介質保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
電算化是以電子計算機為工具，運用會計所特有的方法，對企業的經營活動情況進行反映和監督，所以，它既是提供以財務信息為主的信息系統，同時又是參與管理的一種管理活動。會計電算化培訓對于從業人員來講，是一種必備的職業技能。會計電算化系統極大的提高了會計核算工作的水平和質量，減輕了會計人員的勞動制度，提高了工作效率。會計人員可以從繁重的記賬、算賬、報賬任務中解脫出來，憑借計算機的自動化處理，能及時完成各項會計核算任務，會計人員的工作效率大大提高。同時，縮短了會計數據處理的周期，提高了會計數據的時效性。提高了會計數據處理的正確性和規范性。其次，提高了企業現代化經營管理水平。實現會計核算電算化是會計電算化的基礎，全面提高企業現代化管理水平則是會計電算化的主要目的。
焯越會計開設有用友、金碟、速達等財務軟件的應用課，具體事項如下：
一、課程內容：
1、全面講解的財務處理全過程：從新建賬套開始，初始化設置、會計科目新增、啟用賬套；
2、用戶權限設置與管理，密碼的設置與修改；
3、憑證的錄入、審核、過賬；
4、賬簿報表的查詢，新建報表格式、公式設置，報表屬性的設置及打?。?
5、自動轉賬、期末調匯和期末結賬處理；
6、出納現金、銀行記賬的登賬、對賬、余額調節表全過程處理。
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