眾所周知公文的版頭主要包含六部分：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號，簽發人。其正確格式是什么？其常見的錯誤有哪些呢？接下來我們對此予以論述。
一、份號
【正確】如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角*行。
【錯誤】1、涉密文件不標注份號
2、份號不按規定標注，字偏大
3、標注位置不規范，不是頂格編排
二、密級和保密期限
【正確】如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。涉密程度即密級有“絕密”“機密”“秘密”三種，其中絕密為30年、機密為20年、秘密為10年。
【錯誤】1、確定密級和保密期限上過緊或者過松
2、秘籍標注不規范不統一，保密期限的數字用漢字標注
三、緊急程度
【正確】如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。公文的緊急程度分為“特急”和“加急”，緊急電報的緊急程度分為“特提”“特急”“加急”“平急”四種。
【錯誤】1、不急的公文卻標注了緊急程度
2、標注的位置過于隨意
3、一般公文的緊急程度標注與電報的混用
4、雖然標注緊急程度但是正文沒有緊急原因
4、發文機關標志
【正確】由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。
發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。
【錯誤】1、發文機關標志不規范，字體、字號不統一
2、發文機關的標志與其署名或印章不一致
3、基層單位發文機關標志字號大于上級機關
五、發文字號
【正確】編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。
上行文的發文字號居左空一字編排，與*一個簽發人姓名處在同一行。
【錯誤】1、發文機關代字概括不準確
2、發文字號標注不規范，比如前面加“第”，有虛位
3、發文字號標注位置錯誤，如與分割線重合，聯合上報時與分割線過遠，上行文的發文字號居中等。
六、簽發人
【正確】由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行*個簽發人姓名對齊。
【錯誤】1、上行文時由副職或非領導作為簽發人
2、多個機關聯合行文時，負責人標注不全面，沒有標注非主辦機關負責人
3、請示、報告等應該有簽發人的卻沒有
4、簽發人標注不規范，多個簽發人是，簽發人三個字沒有與*個簽發人并列
